Ghid REGES Online 2026: ce trebuie să știe orice angajator

REGES Online este registrul electronic prin care angajatorii țin evidența salariaților și a contractelor lor. Dacă ai cel puțin un angajat, ai și obligații legate de acest registru. În acest ghid explicăm pe scurt și practic ce trebuie să faci, care sunt termenele generale și cum eviți greșelile care pot aduce sancțiuni.

Ce este REGES Online

REGES (Registrul General de Evidență a Salariaților) este registrul în care angajatorul înregistrează, în format electronic, datele despre angajați și despre contractele individuale de muncă. Varianta „Online” presupune transmiterea și actualizarea acestor date printr-o platformă electronică pusă la dispoziție de autorități, înlocuind vechile modalități de raportare.

Practic, registrul funcționează ca o „fișă vie” a fiecărui raport de muncă: de la momentul angajării, prin toate modificările (funcție, salariu, timp de lucru, suspendări), până la încetarea contractului.

Cine este obligat să folosească REGES

Obligația privește, în principiu, orice angajator care are salariați cu contract individual de muncă, indiferent de mărimea firmei. Chiar și o firmă cu un singur angajat trebuie să aibă datele înregistrate și actualizate corect.

• ✓ Societăți comerciale (SRL, SA) cu angajați;
• ✓ PFA, II sau alte forme care angajează personal cu contract de muncă;
• ✓ ONG-uri și alte entități care au salariați.

Poți gestiona registrul intern, cu propriul personal, sau poți împuternici un prestator specializat care transmite datele în numele tău.

Ce date se transmit

Registrul conține, în general, informațiile esențiale despre angajat și despre contractul său de muncă. Printre acestea:

• ✓ datele de identificare ale salariatului;
• ✓ data încheierii contractului și data începerii activității;
• ✓ tipul contractului (durată, timp de lucru), funcția/ocupația;
• ✓ salariul de bază și, după caz, alte elemente ale remunerației;
• ✓ modificările ulterioare (act adițional, schimbare de funcție, de salariu, de program);
• ✓ suspendarea și încetarea contractului, cu temeiul aferent.

Important este ca datele din registru să corespundă exact cu cele din contracte și din actele adiționale. Neconcordanțele sunt printre cele mai frecvente probleme descoperite la un control.

Termene: regula de aur

Regula generală pe care orice angajator trebuie să o rețină este că elementele contractului se transmit înainte de începerea activității, iar modificările se raportează în termenele prevăzute de lege, de regulă foarte scurte, apropiate de momentul în care produc efecte.

Cum se transmit datele

Transmiterea se face electronic, prin platforma dedicată, pe baza unor date de acces și, de regulă, cu autentificare securizată. În practică, fluxul arată așa:

Sancțiuni: de ce contează conformitatea

Nerespectarea obligațiilor legate de registru — de la neînregistrarea unui salariat până la transmiterea cu întârziere sau cu date eronate — poate atrage sancțiuni contravenționale, iar în situații grave (de exemplu, munca fără forme legale) consecințele pot fi semnificativ mai mari.

Dincolo de amendă, o evidență dezordonată creează riscuri în relația cu angajații și la un eventual litigiu de muncă. De aceea, prevenția costă mult mai puțin decât remedierea.

Greșeli frecvente pe care le vedem

• ✗ Transmiterea după începerea activității salariatului;
• ✗ Modificări de salariu sau de funcție neînregistrate la timp;
• ✗ Neconcordanțe între registru, contract și statul de plată;
• ✗ Omiterea înregistrării suspendărilor și a încetărilor;
• ✗ Lipsa unei dovezi clare a transmiterilor efectuate.

Cum te ajută externalizarea

Pentru multe firme mici, cel mai simplu mod de a fi mereu conform este să delege această responsabilitate unui specialist. Prin externalizare:

• ✓ transmiterile se fac la timp, de fiecare dată, de către cineva care cunoaște platforma;
• ✓ datele din registru sunt corelate automat cu salarizarea și cu dosarul de personal;
• ✓ ai o evidență clară a tuturor raportărilor, utilă la un control ITM;
• ✓ scapi de grija termenelor și te concentrezi pe afacere.

← Înapoi la Resurse & Blog